新人社員がつまずきやすい!?「わかりやすい説明」ができるようになるためのステップ【おすすめ本】
こんにちは!入社1年目、社長秘書見習いの吉原です。
年末年始の休みに入っている方もいれば、
この年末年始が最も忙しいサービス業に従事されている方もいらっしゃることと思います。
忙しい時こそ、足元を見つめなおすことも大切なことですね。
ところで、皆さまはどのように新人を育てていらっしゃいますか?
中小企業やアーリーベンチャーといった企業の経営者の方々であれば、日々忙しく動き回り、手取り足取り新人を育てるなんてことは不可能に近いのではないでしょうか。
しかし、事業を拡大、加速させていくためには、新人を戦力として育てることは必要不可欠です。まったく手をかけないというわけにはいきませんが、新人には自ら学び、成長していってもらう必要があるかと思います。
ここでは、そんな経営者の皆さまに、新人や担当者にぜひ読ませていただきたい本を、新人の立場である私が、今までにどんなことに悩み、どんなことを吸収すべきと思ったのか、この場をお借りし、同じく新人に学ばせた方がいい、役に立つ、と思った本をご紹介させていただきます。
今回ご紹介させていただく本は、
【 図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ (三笠書房 鶴野充茂著) 】
です。
本書では、ビジネスにおける「説明」の目的を「仕事で結果を出すこと」とし、説明がうまくなるコツについて書かれていますので、3つほどご紹介させていただきます。
【うまい説明は人を動かすことができる】
うまい説明ができる人は、何らかのお願いを通したり、相手に行動を起こさせることができる。つまり、うまい説明ができると仕事での結果に繋がっていく。
「伝える」→「伝わる」→「行動」→「相手が動き、結果が出る」(図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ 2016)
【説明の基本は「出来事+解釈」】
「客観的情報(出来事)」を説明し、その「客観的情報」に基づいて自分の「主観(意見や解釈)」を説明する。つまり、事実を伝えたうえで、お願いしたい内容を話せば、説得力が増し、聞き手に「自分はどうしたらいいのか」「相手が何を求めているのか」を確認させることで、聞き手が行動を起こしやすくなる。(図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ 2016)
【説明は短くシンプルに】
無駄な説明を省き、重要度の高い情報を伝える。シンプルにするコツは「重要度の高い情報=聞き手が聞きたいと思っている情報」を考えればよい。
重要度の高い情報と低い情報を区別し、思い付きの順番で話すのではなく、相手が聞きたいと思う順番で話すことで、より相手に伝わりやすくなる。
いかに短い文で簡潔に表現できるかを、常に考え、1分間で上手に説明しようとする日々のトレーニングがポイント。(図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ 2016)
などなどと、簡単に3つほどご紹介させていただきましたが、本書では上記のような内容がもっと細かく具体的に書かれています。
私も初めのころは「説明する」という行為が苦手でした。上司からいきなり質問や説明を求められると、自分でも何を言っているのか、何を伝えたらよいのかわからなくなったり…
この本で私が思うポイントは、テクニックはもちろんですが、知識や経験などに関係なく、
「わかりやすい説明」の第一歩は「相手のことを考える」ことにあるのだと思います。
相手の立場となり、考え、準備することで、伝わりやすい説明となり、人を動かす説明になる。本書を読むことで「人を動かす説明」が学べ、同時に相手を想う「気遣い」も身に着けることができるでしょう。皆さんもぜひ新人や担当者の方に読ませてみてはいかがでしょうか?
引用・参考文献
鶴野充茂、2016、『図解 頭のいい説明「すぐできる」コツ』、三笠書房